Автор:  Юрий Гладкий

Стратегическая сессия в Grape

В конце октября мы провели двухдневную стратегическую сессию для агентства. Это наш второй опыт и практика, которую мы сделали ежегодной. Цель – разработать стратегию агентства на следующий год, определить все тактические моменты и оценить ресурсы для реализации.
2019 г. стал для Grape годом структурных изменений, переходом на scrum в проектах, командные модели работы с проектами и хабом специалистов. Поэтому сессию разделили на 2 дня: первый посвятили внутренним процессам, алгоритмам работы и команде, второй — «внешней» работе с продуктами, маркетингом, продажами, партнерами. Делюсь, что стоит учесть, когда будете делать сессию для своей организации.

Подготовка

  • Назначьте ответственного. Вы столкнетесь с большим количеством организационной работы, потому советую сразу определить человека, который займётся процессом подготовки. Идеально, если он будет одним из участников сессии. В нашем случае Ульяна, Директор по развитию, взяла на себя общение с участниками, согласование всех организационных моментов.
  • Выберите время. Сессия требует вовлечения команды топ-менеджмента, поэтому советую за 3–4 месяца выбрать дату, когда все смогут на несколько дней полностью выйти из операционной работы и сфокусироваться исключительно на работе со стратегией компании. Для себя мы выбрали среду и четверг чтобы в пятницу можно было еще подбить итоги недели с командой.
  • Забронируйте место. Несмотря на то, что у нас есть Grape Hub для сессий и обучения клиентов, мы решили выбрать место вдали от офиса, в котором никто не станет беспокоить. Выбор пал на зал нового дендроотеля Onovo за его удалённость от центра города, дизайн пространства, наполнение и сервис.
  • Соберите расходные материалы. На локации должен быть весь набор для сессии включая проектор, флипчарт, стикеры, маркеры в количестве достаточном для работы команды, но советую брать с собой и запасные материалы.
  • Разработайте адженду. Чтобы успеть обработать все важные моменты, определите структуру сессии, по которой вы будете работать с командой. Я советую выделять 3 колонки: а) плановое время начала и конец работы с блоком, б) название/описание блока, в) время на обсуждение темы в минутах. Так вы подготовите навигатор для работы и когда выйдете за рамки отведенного времени (а это случится), это позволит управлять графиком развития сессии.
  • Определите тайминг. Из моего опыта длительность продуктивной сессии не должна превышать 6 часов. Это время с перерывами на обед и кофе-брейки. И главное – старайтесь делать сессию утром, когда у команды достаточно энергии и желания для активного включения в процесс.
  • Выберите модератора. Для ведения стратегической сессии нужен модератор, ведущий. В нашем случае первый день в этой роли были консультанты по организационному дизайну из «i-plus-j», с которыми мы работаем последние полгода. Второй день я модерировал уже сам с опытом регулярного проведения маркетинговых сессий для клиентов. Если в компании опытного модератора нет – рекомендую пригласить внешнего. В 2018 г. мы для общей организационной сессии компании приглашали Андрея Крючкова, работой с которым остались довольны. Важно – ищите на рынке людей с опытом модерации, которые подходят для сессии с фокусом на тему, которой хотите больше всего уделить внимание.
  • Сформируйте состав участников. Во время сессии нужны люди принимающие ключевые решения в развитии бизнеса. Идеально, если количество участников не превышает 8-10 человек и позволит поработать с видением каждого и конструктивным обсуждением всех участников.
  • Определите секретаря сессии. Роль секретаря – помогать модератору, вести протокол, работать с раздаточными материалами, обрабатывать материалы. У нас секретарем была Юля скрам-мастер агентства и операционный менеджер, которая также участвовала в обсуждении.
  • Соберите аналитику. Эффективность сессии зависит от того, с какой информацией вы будете планировать будущее компании и с чем хотите из нее выйти. Мы выносили для обсуждения результаты работы агентства в новом бизнесе, количество и качество обращений, структуру продуктового портфеля и необходимые изменения, ключевые финансовые показатели, точки роста и другие моменты, которые стали основой для стратегии компании в 2020 году.

Проведение

  • Пунктуальность. Для стратсессии важна коллективная работа, потому нет смысла ждать всех и срывать сроки и логику ведения. Начинайте без тех, кто задержался и включайте их в работу по мере появления для обсуждения оставшихся вопросов.
  • Нейтралитет. Если руководитель занимает роль модератора, не старайтесь быть непосредственным участником и навязывать свою точку зрения. Работайте в сессии по составленному четкому графику с форматами разбора и планирования ключевых вопросов.
  • Фокус. Обязательно сдавайте телефоны, ноутбуки и всё, что может отвлекать людей от темы обсуждения.
  • Вовлеченность. Не задерживайтесь на перерывах. Если помещение позволяет рядом поставить кофе, чай, воду и закуски – воспользуйтесь этим. Люди также могут периодически выходить по потребности, не забывайте об этом.
  • Торжество. Идеально, если вместе с командой получается отметить итоги сессии. Наличие бара, ресторана в локации и его посещение в конце дня – прекрасная награда за продуктивный день и совместную работу команды.

Результаты

  • Установите дату,когда получите от секретаря все оцифрованные материалы по итогу работы команды, формировании отчетного документа с ответственными за реализацию стратегии, сроки и тактические действия. В идеале закрывать этот вопрос в течение рабочей недели.
  • Выполните домашние задания, которые определили во время сессии. Для нас такими стали обновление рейтов команды, формирование обновленного прайса и портфеля услуг, оформление бренд-платформы агентства, начало работы над бюджетом агентства в 2020 году.
  • Презентуйте команде дорожную карту по реализации стратегии агентства и людей, которые будут отвечать за ее воплощение с определенными качественными и количественными показателями успеха.

Стратегическая сессия – инструмент вовлечения команды в оценку результатов и планирование работы компании. Рекомендую сделать ее ежегодным событием четвертого квартала, готовиться заранее и воплощать в жизнь то, что придумали во время проведения стратсессии и после, в баре, отмечая итоги с командой за виски-сауэр и негрони.