Автор:  Юрій Гладкий

Стратегічна сесія в Grape

У кінці жовтня ми провели дводенну стратегічну сесію для агентства. Це наш другий досвід і практика, яку ми зробили щорічною. Мета – розробити стратегію агентства на наступний рік, визначити всі тактичні моменти та оцінити ресурси для реалізації.
2019 року став для Grape роком структурних змін, переходом на scrum в проєктах, командні моделі роботи з проєктами та хабом фахівців. Тому сесію розділили на 2 дні: перший присвятили внутрішнім процесам, алгоритмам роботи та команді, другий – «зовнішній» роботі з продуктами, маркетингом, обсягом продажу, партнерами. Ділюся, що варто врахувати, коли будете влаштовувати сесію для своєї організації.

Підготовка

  • Призначте відповідального. Ви зіштовхнетеся з цілою купою організаційних питань, тому раджу відразу визначити людину, яка буде займатися процесом підготовки. Ідеально, якщо вона буде одним з учасників сесії. У нашому випадку Уляна, Директорка з розвитку, взяла на себе спілкування з учасниками, погодження всіх організаційних моментів.
  • Оберіть час. Сесія вимагає залучення команди топменеджменту, тому раджу за 3–4 місяці вибрати дату, коли всі зможуть на кілька днів повністю вийти з операційної роботи та сфокусуватися виключно на роботі зі стратегією компанії. Для себе ми обрали середу і четвер, щоб у п'ятницю можна було ще підбити підсумки тижня з командою.
  • Забронюйте місце. Хоч у нас є Grape Hub для сесій і навчання клієнтів, ми вирішили обрати місце поза офісом, в якому ніхто не стане турбувати. Ми зупинились у виборі на залі нового дендроготелю Onovo за його віддаленість від центру міста, дизайн простору, наповнення та сервіс.
  • Зберіть витратні матеріали. На локації повинен бути весь набір для сесії з проєктором, фліпчартом, стікерами та маркерами включно в кількості, достатній для роботи команди, але раджу брати з собою і запасні матеріали.
  • Розробіть агенду. Щоб встигнути опрацювати всі важливі моменти, визначте структуру сесії, за якою ви будете працювати з командою. Я раджу виділяти 3 колонки: а) плановий час початку і кінець роботи з блоком, б) назва/опис блоку, в) час на обговорення теми в хвилинах. Так ви підготуєте навігатор для роботи та коли вийдете за рамки відведеного часу (а це станеться), це дозволить управляти графіком розвитку сесії.
  • Визначте таймінг. З мого досвіду тривалість продуктивної сесії не повинна перевищувати 6 годин. Це час з перервами на обід та кава-брейками. І головне – намагайтеся робити сесію вранці, коли у команди достатньо енергії та бажання для активного включення в процес.
  • Оберіть модератора. Для ведення стратегічної сесії потрібен модератор, ведучий. У нашому випадку перший день в цій ролі були консультанти з організаційного дизайну з «i-plus-j», з якими ми працюємо останні півроку. Другий день я модерував сам з досвідом регулярного проведення маркетингових сесій для клієнтів. Якщо в компанії досвідченого модератора немає – рекомендую запросити зовнішнього. У 2018 році ми для загальної організаційної сесії компанії запрошували Андрія Крючкова, роботою з яким залишилися задоволені. Важливо: шукайте на ринку людей з досвідом модерації, які підходять для сесії з фокусом на тему, якій прагнете приділити найбільше уваги.
  • Сформуйте склад учасників. Під час сесії потрібні люди, які приймають ключові рішення у розвитку бізнесу. Ідеально, якщо кількість учасників не перевищує 8-10 осіб і дозволить попрацювати з баченням кожного і конструктивним обговоренням всіх учасників.
  • Визначте секретаря сесії. Роль секретаря – допомагати модератору, вести протокол, працювати з роздатковими матеріалами, обробляти матеріали. У нас секретарем була Юля, скрам-майстер агентства та операційний менеджер, яка також брала участь в обговоренні.
  • Зберіть аналітику. Ефективність сесії залежить від того, з якою інформацією ви будете планувати майбутнє компанії та з чим хочете з неї вийти. Ми виносили для обговорення результати роботи агентства в новому бізнесі, кількість і якість звернень, структуру продуктового портфеля і необхідні зміни, ключові фінансові показники, точки зростання й інші моменти, які стали основою для стратегії компанії в 2020 році.

Проведення

  • Пунктуальність. Для стратсесії важлива командна робота, тому немає сенсу чекати всіх і зривати терміни та логіку ведення. Починайте без тих, хто запізнився і включайте їх в роботу для обговорення питань, що залишилися.
  • Нейтралітет. Якщо керівник займає роль модератора, не прагніть бути безпосереднім учасником і нав'язувати свою точку зору. Працюйте в сесії за складеним чітким графіком з форматами розбору і планування ключових питань.
  • Фокус. Обов'язково здайте телефони, ноутбуки й все, що може відволікати людей від теми обговорення.
  • Максимальна присутність. Не затримуйтеся на перервах. Якщо приміщення дозволяє поруч поставить кави, чай, воду і закуски – скористайтеся цим. Люди також можуть періодично виходити за потреби, не забувайте про це.
  • Святкування. Ідеально, якщо разом з командою виходить відзначити підсумки сесії. Наявність бару, ресторану в локації і його відвідування в кінці дня – чудова нагорода за продуктивний день і спільну роботу команди.

Результати

  • Установіть дату, коли отримаєте від секретаря всі оцифровані матеріали з підсумком роботи команди, та коли буде сформований звітний документ з відповідальними за реалізацію стратегії, терміни й тактичні дії. В ідеалі закривати це питання протягом робочого тижня.
  • Виконайте домашні завдання, які визначили під час сесії. Для нас такими стали оновлення рейтів команди, формування оновленого прайсу і портфеля послуг, оформлення бренд-платформи агентства, початок роботи над бюджетом агентства в 2020 році.
  • Презентуйте команді дорожню карту реалізації стратегії агентства і людей, які будуть відповідати за її втілення у життя з визначеними якісними й кількісними показниками успіху.

Стратегічна сесія – інструмент залучення команди до оцінки результатів і планування роботи компанії. Рекомендую зробити її щорічною подією четвертого кварталу, готуватися заздалегідь і втілювати в життя те, що придумали під час проведення стратсессії та після, в барі, відзначаючи підсумки з командою за віскі-сауер і негроні.