Як проводити презентації на карантині

Відеоконференції в Zoom за останній місяць тісно увійшли у життя агентства. Відеодзвінки стали основою особистої комунікації команди та клієнтів в проєктах. Ми в Grape продовжуємо інтенсивно показувати клієнтам маркетингові рішення щодо проєктів, презентуємо стратегії, ідеї, дизайн. І зазвичай такі презентації займають від 1 до 3 годин.
Тільки за минулий тиждень ми провели віддалену презентацію в рамках проєкту ребрендингу «Гормолзавод №1» в Одесі, обговорили новий етап оновлення стратегії бренду Swet.tv, показали ідеї кампаній для проєктів київського девелопера ENSO та інші. Мої спостереження за командою і клієнтами допомогли виділити кілька рекомендацій, як підготувати та провести ефективну презентацію в Zoom. Можливо, буде корисно і вам, адже за моїм прогнозом у віддалених командах ми продовжимо працювати до червня.

1. Підготуйте безлімітний акаунт. Рекомендую оплатити доступ до зум-конференцій без обмеження часу. Хоч Zoom і повідомив, що зніме 40-хвилинний бар'єр на період світової пандемії, краще бути впевненими, що ви не будете обривати трансляцію і псувати враження через неполадки.

2. Виберіть відповідального за презентацію. Визначте, хто з команди буде займатися організацією учасників, в яких каналах і через кого відповідальний завчасно зможе розіслати запрошення. У нас за технічні моменти відповідає IT-Директор і Операційний (SCRUM) менеджер, які допомагають з налаштуванням та делегуванням прав менеджерам і керівникам проєктів.

3. Робіть прогони, репетиції. Заздалегідь перевіряйте контент стратегічно важливих проєктів. Так ви зможете побачити, як саме люди сприймають інформацію в реальному часі, зрозуміти, хто і як з команди презентує, і вказати на необхідні доопрацювання в матеріалі та формі презентації. У віддаленому режимі слід бути особливо енергетично зарядженим і передавати це слухачам.

4. Перевірте готовність. Повідомте учасникам, коли та як заходити за посиланням і що повинні заздалегідь зробити люди, які ще не знайомі з Zoom. Найчастіше виникають труднощі зі встановленням програми та зі звуком, яким може керувати адміністратор. За кілька годин до конференції перевірте, чи все налаштовано, чи буде у клієнта доступ до інтернету і можливість слухати вас і дивитися без перешкод.

5. Визначте склад учасників. До початку презентації відрекомендуйте всіх, хто братиме участь у конференції за іменами, посадами та роллю в проєкті. Нагадайте цю інформацію учасникам і на початку презентації, щоб надалі ефективніше будувати діалог і внести ясність в комунікацію – до кого і за яким коментарем звертатися, хто знаходиться за фонами, фото та відео з квартири.

6. Почніть з інтро. Повідомте учасникам структуру презентації та скільки часу вона займе. Якщо презентація на кілька десятків слайдів і більше – додайте номери слайдів і навігатор, щоб глядачам потім легше було робити позначки та коментувати.

7. Встановіть правила для коментарів. Визначте, як ви будете працювати з коментарями в процесі презентації. Обов'язково озвучте це учасникам або покажіть правила вашої презентації на слайді. Ми намагаємося виносити всі коментарі на обговорення в кінці кожного розділу або всієї презентації, щоб не збивати темп. Якщо нам потрібен коментар до конкретного об'єкта або інформації – акцентуємо на цьому увагу та обговорюємо.

8. Не читайте текст на слайдах. Особливість віддаленого формату в тому, що люди й так прочитають текст, як тільки ви покажете слайд. Тому ваше завдання – донести усно ключову думку, доповнити візуальну і текстову інформацію історією або висновком, щоб логічно перейти до наступного слайду. Раджу заздалегідь робити нотатки до слайдів, щоб не втратити думку в процесі. Ми також робимо зведені слайди з номерами та описами ідей, щоб у фіналі було легше коментувати/обговорювати запропоновані варіанти.

9. Не пишіть примітки в чат конференції. Нотатки зручно використовувати як текстові запитання та коментарі до презентації, але вони зникають після виходу з конференції. А ще їх просто не всі бачать, особливо коли людина заходить в конференцію зі смартфону. Робіть примітки в проєктному чаті телеграму, виписуйте від руки та зберігайте без втрат.

10. Резюмуйте презентацію. Після конференції важливо, щоб відповідальний за презентацію менеджер надіслав команді репорт з усіма коментарями та подальшими кроками щодо проєкту.

Будьте продуктивними й не хворійте!

Схожі статті

БлогБлог